Steidzami vai svarīgi: kā labāk izmantot laiku

08.08.2018

 

Visiem ir maz laika. Neskatoties uz to, kādā nozarē darbojies, droši vien ikvienam ik pa laikam rodas sajūta, ka tik daudz vēl jāpaveic, bet laika ir tik maz. Katrā dzīves jomā ir steiga-steiga, un darbi pamazām krājas kaudzē. 

 

Laika plānošana ir viens no lielākajiem stresa radītājiem darba vidē. Stress liek par sevi manīt, kad pienākumu saraksts ir pietiekoši garš, bet laika to izpildei vienkārši nepietiek. Jo saspringtāk uztver situāciju, jo stresaināks kļūsti. Pat vismazākie sīkumi kļūst traucējoši, un it viss traucē koncentrēties.

 

Kā saņemt sevi rokās un noteikt, kas jāpaveic vispirms, lai iegūtu kontroli pār darbiem un veiksmīgi tos paveiktu?

 

Eizenhauera ātruma/nozīmīguma princips palīdz saprast, kādām ir jābūt prioritātēm, un kuras no darbībām ir patiesi svarīgas un kuras ir traucējošas.

 

 

Kuri uzdevumi ir „steidzami“ un kuri ir „svarīgi“?

 

Savā runā Pasaules Baznīcu padomes II asamblejā 1954. gadā ASV bijušais prezidents Dvaits D. Eizenhauers teica, citējot Ziemeļvesternas universitātes prezidenta J.Rosko Millera vārdus: „Man ir divu veidu problēmas: steidzamas un svarīgas. Steidzamās nekad nav svarīgas, un svarīgās nekad nav steidzamas.“ Tas arī ir „Eizenhauera princips“, pēc kura viņš pats organizēja savu darba slodzi un noteica prioritātes.

 

Viņs zināja, ka lieliska laika vadība paredz būt produktīvam un efektīvam. Citiem vārdiem - mums jānodarbojas ne tikai ar lietām, kas ir steidzamas, bet ar lietām, kas ir svarīgas. Lai to sasniegtu un lai samazinātu stresu, ko rada pārāk daudz steidzami termiņi, jāsaprot šāds sadalījums:

 

  • Svarīgi darbi ir tie, kas palīdz mums sasniegt mūsu mērķus, vienalga vai tie ir profesionāli vai personīgi.

  • Steidzami darbi prasa tūlītēju uzmanību un pārsvarā ir saistīti ar kāda cita mērķu sasniegšanu. Bieži vien mēs koncentrējamies uz tiem, un tie prasa uzmanību, jo tos neizpildot, seko arī rezultāti.

 

Ja mēs apzināmies, kuri darbi ir svarīgi un kuri steidzami, plānojot laiku, varam izvairīties no koncentrēšanās uz mazāk svarīgiem steidzamiem darbiem tā, ka atbrīvojas pietiekami daudz laika, lai nodarbotos ar mums svarīgām lietām, kas nodrošina veiksmi. Tādējādi pastāvīgi virzāmies prom no „ugunsgrēka apdzēšanas“ situācijas un spējam veicināt savu biznesu un karjeru. Tāpat tikšana galā ar stresu darbā vairs nav galvenais jautājums, jo darba pienākumi tiek kontrolēti.

 

 

Kā Eizenhauera principu izmantot ikdienā?

 

Vispirms pieraksti visus darbus un uzdevumus, ar kuriem darbā jātiek galā. Centies pierakstīt visu, kam jāvelta laiks, vienalga, cik nenozīmīgs tas šķiet. Ja esi jau agrāk sastādījis līdzīgu veicamo darbu sarakstu (to-do list), tad šis solis ir paveikts.

 

Pēc tam koncentrējies uz katru darbu un iedali to vienā no četrām kategorijām:

 

 

Tad izmanto savu darbu svarīguma/steidzamības secības sastādīšanai šādu stratēģiju.

 

 

1. Svarīgs un steidzams

 

Steidzami un reizē svarīgi darbi ir divu veidu: tādi, kuri nav paredzami, un tādi, kurus pats esi atstājis uz pēdējo minūti.

 

Pēdējās minūtes darbus turpmāk vari izslēgt, izmantojot iepriekšēju plānošanu un izvairoties no atlikšanas.

 

Un tomēr ne visas tēmas un negaidītas lietas var iepriekš paredzēt. Tādiem gadījumiem vislabākā metode ir savā laika programmā iekļaut kādu brīvu laiku, lai tiktu galā ar negaidītām svarīgām problēmām un darbiem. (Saprotams, ja rodas kāda lielāka krīzes situācija, arī citi darbi ir jāpārplāno.)

 

Ja sarakstā ir daudz svarīgu, steidzamu tēmu, centies noteikt, kuras no tām būtu varējis paredzēt. Padomā, kā varētu līdzīgas lietas turpmāk ieplānot tā, lai tās nekļūtu par steidzamām.

 

 

2. Svarīgs, bet ne steidzams

 

Tās ir darbības, kas palīdz sasniegt savus personīgos un profesionālos mērķus un novest līdz galam patiesi svarīgas lietas.

 

Pārliecinies, ka tev ir pietiekami daudz laika šādu darbu veikšanai. Tāpat jāpatur prātā ieplānot papildu laiku, lai nodarbotos ar neparedzamām problēmām. Tā, lai svarīgāslietas, kas vēl nav steidzamas, neciestu. Tādējādi maksimizēsi iespēju, ka iekļaujies laika grafikā, un izvairīsies no stresa, ko rada darbu sakrāšanās un pārtapšana par steidzamākiem nekā nepieciešams.

 

 

3. Nav svarīgs, bet ir steidzams

 

Steidzami, nesvarīgi uzdevumi ir tie, kas traucē sasniegt savus mērķus. Pajautā sev, vai tos ir iespējams pārcelt uz citu laiku, vai pat deleģēt kādam citam.

 

Šādu darbu iemesls parasti ir citi cilvēki. Dažreiz ir vietā pieklājīgi pateikt „nē“, vai iedrošināt šīs problēmas atrisināt pašam.

 

Vēl viena iespēja ir - ieplānot savā laikā papildubrīžus, kas citiem ir zināmi kā brīži, kad esi pieejams. Viena no metodēm ir organizēt regulāras tikšanās/sapulces tiem cilvēkiem, kuriem nepieciešama tava palīdzība, lai nodarbotos ar visām to problēmām reizē. Tādējādi iegūsi vairāk laika, lai koncentrētos uz sev svarīgiem darbiem.

 

 

4. Nav svarīgs un nav steidzams

 

Šādas darbības ir vienkārši traucējošas - cik vien iespējams izvairies no tām.

 

Daudzas no tām ir iespējams vienkārši ignorēt vai atcelt. Dažas no tām tomēr var būt darbības, kuru paveikšanu no tevis sagaida citi, pat tad, ja to veikšana nepalīdz tavu darba mērķu vai uzdevumu sasniegšanai. Vēlreiz, ja iespējams, pieklājīgi no tām atsakies un paskaidro, kādēļ tev nav iespējams ar tām nodarboties.

 

Ja citi redzēs, ka esi savos mērķos un robežu noteikšanā konkrēts, visdrīzāk samazināsies arī „nesvarīgo“ darbu apjoms, kurus citi tev lūdz izdarīt.

 

 

Atslēgas tēmas

 

Eizenhauera steidzamības/svarīguma princips vienkāršā veidā palīdz noteikt darbības, kurām koncentrēties un kuras ignorēt.
 
Izmantojot savu laiku pēc šīs metodes, atradīsi iespēju nodarboties ar patiesi steidzamām problēmām, tajā pašā laikā stabili virzoties uz svarīgu un ilglaicīgu mērķu sasniegšanu.

Principa pielietošanai uzskaiti visus savus uzdevumus un darbības, iedalot tās četrās kategorijās:

  • svarīgs un steidzams

  • svarīgs, bet ne steidzams

  • nesvarīgs, bet steidzams

  • nesvarīgs un ne steidzams


Pēc tam sarindo uzdevumus un darbības atbilstoši to svarīgumam un steidzamībai.
Seejärel järjesta ülesanded ja tegevused vastavalt nende olulisusele ja kiireloomulisusele.

 

 

 

 

 

Oriģinālraksts pieejams Mind Tools mājas lapā.

 

 

Please reload

Pēdējās publikācijas
Please reload

Arhīvs
Please reload

Atslēgvārdi

SIA CONTACTIC

Raiņa 18

LV-5401 Daugavpils

  • Facebook - Grey Circle

Reģ nr: 40103948643 

Konta nr: LV04UNLA0050023776546